Kako stvoriti povjerljivu naslovnu stranicu faksa

Povjerljivi naslovni listovi faksa dostupni su na MyFaxu.
Ponekad morate poslati privatne podatke faksom. Kada želite zaštititi ove informacije od znatiželjnih očiju, povjerljiva naslovnica faksa može vam pomoći.

Povjerljivi naslovni list faksa svakome tko ga vidi daje do znanja da je faks povjerljiv. Također uključuje specifične informacije o primatelju i rukovanju dokumentima. U ovom vodiču ćemo vam pokazati kako

izraditi propratno pismo za faks koje izgleda profesionalno i štiti vaš faks

Što je povjerljiva naslovnica faksa?
Povjerljivi naslovni list faksa prva je stranica koju šaljete kada faksirate osjetljive ili privatne dokumente. Djeluje kao štit, dajući svakome tko ga vidi da zna da je dokument privatan.

Standardna naslovnica faksa uključuje informacije o vašem faksu i primatelju. Povjerljiva verzija uključuje jasne izjave o povjerljivosti i upute za rukovanje. Ove upute navode tko treba primiti faks. Oni također govore primatelju kako da upravlja dokumentom kako bi stigao na pravo mjesto.

Napravite naslovnu stranicu faksa za povjerljive dokumente u 7 koraka

Dobra je navika poslati naslovnu stranicu uz svaki faks kako bi osoba koja ga prima znala što može očekivati. No posebno je važno kada faksirate povjerljive dokumente. Dokumenti poput medicinske dokumentacije ili financijskih obrazaca sadrže osobne podatke koje morate zaštititi.

Sljedeći koraci pomoći će vam da stvo Lista e -pošte industrije rite učinkovitu povjerljivu naslovnu stranicu.

Dodajte zaglavlje s jasnim predmetom i označite ga kao povjerljivo
Stavite podebljano zaglavlje na vrh svoje povjerljive naslovnice faksa i označite ga kao “Povjerljivo”. Ovo

privlači pažnju primatelja i postavlja ton za sljedeće osjetljive informacije

Zaglavlje često uključuje pr co najdete v tomto článku: edmet, kao u e-poruci, kako bi primatelj dobio ideju o sadržaju faksa. Predmet bi trebao biti kratak, opći opis onoga što se nalazi u priloženim dokumentima.

Na primjer, ako šaljete pravne doku bank email list mente, mogli biste odabrati predmet kao što je “Povjerljivo: pravni ugovor za projekt X.” Ovo pomaže primatelju da shvati da je faks važan. Također im govori da pažljivo rukuju njime.

Dodajte informacije o željenom primatelju kako biste bili sigurni da će doći do prave osobe

Uključite podatke o primatelju na naslovnu stranicu faksa. Ovo ne ostavlja nikakvu sumnju o tome tko bi trebao primiti faks. Unesite pojedinosti kao što su ime primatelja, pozicija, odjel, broj faksa i 10-znamenkasti broj telefona.

Postavljanje ovih podataka na vidljivo mjesto na naslovnici uklanja nagađanje osobi koja prima faks. Oni će točno znati gdje poslati faks. To znatno smanjuje vjerojatnost da će netko neovlašteni dobiti vaš faks. Što ste točniji i detaljniji u identificiranju željenog primatelja, to su veće šanse da će vaš faks završiti tamo gdje bi trebao biti.